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湖北科技学院档案实体分类方案

发布日期:2020-06-30    浏览次数:

湖北科技学院档案实体分类方案


一.编制目的和依据:

为了统一我校档案实体分类,实现全校档案实体分类、编目、检索的标准化、规范化和管理的科学化,提高我校档案业务建设的整体水平,根据教育部和国家档案局2008年联合发布的第27号令,即《高等学校档案管理办法》、原国家教育委员会制定的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(教办[1993]429号),同时结合我校的档案工作实际,特修订了本单位的档案分类方案、归档范围和保管期限表(以下简称“三合一”制度)。

二.编制说明:

根据教育部《高等学校档案管理办法》的有关要求,现将本单位“三合一”制度编制说明如下:

(一)归档范围:

1、党群类:主要包括本校纪委、监察处、学校办公室、党委组织部、党委宣传部、党委统战部、离退休人员工作处、工会、团委等部门工作计划、总结、各种会议文件、会议记录、上级机关与本校有关党群管理的文件材料(计划生育领导小组办公室设在工会,其有关文件材料归于此类;精准扶贫工作材料归于此类);

2、专题档案类:主要包括学校党总支、各支部在“两学一做”学习教育暨支部主题党日活动中形成的文件、声像、电子等各种载体的材料;

3、行政类:主要包括学校办公室、审计处、人事处、发展与规划处、后勤处、保卫处、图书馆、档案馆等部门的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、上级机关与本校有关行政管理的文件材料;

4、教学类:主要包括教务处、学生工作处、招生就业处、研究生处、继续教育学院、教学质量监测与评估中心和各教学院系在招生、教学工作中所形成的文件材料,以及上级教育主管部门下达的指令性和指导性文件(师资培训归于人事类);

5、科学研究类:主要包括科研处、科协、医药研究院、工程技术研究院、非动力核技术研发中心、鄂南文化研究中心等部门在科研工作中形成的行政、计划、成果、经费、基金等综合性文件材料,学校在科学研究过程中(包括科研准备阶段、实验阶段、鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段)所形成的文件材料;

6、产品生产与科技开发类:主要包括学校在科学技术开发过程中形成的综合性文件材料以及产品的计划、生产、鉴定、销售管理过程中所形成的文件材料;

7、基本建设类:主要包括基建处在新建和维修项目时从酝酿、决策、施工到竣工的全过程中所形成的文件材料(包括征用土地的文件材料),上级机关与学校有关基建工作的文件材料;

8、仪器设备类:主要包括国资处购进的价值2万元以上的全套随机技术文件及上级机关与学校有关仪器设备文件材料;

9、出版类:主要包括上级及学校有关出版工作的文件材料;本校编辑出版的校报、学报及其他学术刊物。

10、外事类:主要包括上级机关与学校关于外事工作的文件材料;学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国、出境考察、进修及学校聘请的外籍教师在教学科研活动中形成的文件材料;

11、财会类:主要包括财务处在经济业务活动中形成的会议报表、会计帐簿、会计凭证及上级机关与本校有关财务工作的文件材料;

12、声像类:主要包括学校各单位在重要活动、重大会议、重要项目中形成的照片、录音带、录像带等;

13、电子类:主要包括学校各单位在重要活动、重大会议、重要项目中形成的移动硬盘、光盘等;

14、实物类:主要包括上级领导来校视察、检查工作的题词、题字及手迹材料;名人字画;团体、个人和校友捐赠的纪念品;校内各单位获得各级各类奖牌、奖杯、锦旗等以及其他有保存价值的实物。

(二)保管期限:

本校文书档案的保管期限分为永久、30年和10年。本校在教学、科研、管理、服务中形成的文件材料,绝大部分永久保存或定期30年保存,无查考价值利用价值的事务性、临时性文件材料,一般不归档或定期10年保存。校外来文,凡是针对本校的批复、指示要永久保存;普发性的政策性文件材料,或与学校业务工作有直接关系的文件材料,保管期限为30年,其它材料不归档或定期10年保存。

三.类别设置与标识

本校产生的全部档案,根据其产生的领域范畴、记述的内容性质,划分为十三个一级类目,并在每个一级类目下设二级类目。其一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母标识,如: XZ”即“xing zheng”(行政)的简称。二级类目的标识采用双位数阿拉伯数字即“双位制"。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为1213………99,但1020……等带“0”的数字不用。一、二级类目名称、标识排序如下:

DQ 党群

11党务综合(党总支、直属党支部、精准扶贫材料入此)

12纪检

13组织

14宣传教育(学生思想政治工作材料入此)

15统战(民主党派、侨务工作材料入此)

16工会(妇女工作、计划生育工作,会员和教职工代表大会材料入此)

17团委(学生社团材料入此)

ZT两学一做和主题党日活动

ZTd文字材料

Sz 照片

Sy 录音

Sx 录像

Dg 光盘


XZ 行政

11综合

12人事(师资培养材料入此)

13监察审计

14武装保卫(征兵入伍材料入此)

15档案、图书

16各教学院系、研究所、中心工作


JX 教学工作

11综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖、研究生材料入此)

12学科与实验室建设(专业设置入此)

13招生

14学籍管理(学生奖惩材料入此)

15课堂教学与教学实践(实习、大学生创新创业材料入此)

16学位

17毕业生(毕业生信息反馈工作材料入此)。

18教材


CP 产品生产与科技开发

11综合

12某一个产品种类或科技开发项目


KY 科学研究

l1综合(科研经费管理、学术活动材料入此)

12科研项目

13论文著作、作品


JJ 基本建设

11综合

12教学工程项目

13公用、办公工程项目

14生活、其它工程项目


SB 仪器设备

11综合

12电子设备

13机电设备

14其它设备


CB 出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像


WS 外事

11综合

12出国()

13来校

14国际合作与会议


CK 财会

11综合

12会计报表

13会计帐薄

14会计凭证


SX 声像

11综合

Sz照片

13录音带

14录像带


DZ 电子

11光盘、磁盘

12 硬盘、移动硬盘


SW 实物

11奖品

12印章

13字画

14赠品


.档号的编制

(一)档号

是存取档案的代号,排架的依据。它反映出高等学校档案的分类体系和物理位置。

(二)档号结构、模式和标识

l、文书档案档号包括全宗号,年度号、保管期限、分类号、件号五个部分。

1)年度号由四位阿拉伯数字组成。它反映案卷内文件材料的形成年度。

2)分类号是档号的主体,由一、二级类目代号组成,比如:“党委会议记录”的分类号,为“DQll

3)件号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码,件号为文件最小保管单位。

4)档号模式:

本方案规定,以文件级为标识的档号模式为,全宗号+年度号+实体分类号+件号。

(5) 文书档案档号的标识,采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合的混合编码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“—”连结,

例如:1990年内容是学籍管理的第23份文件的档案可标为:154-1990-JX14-0023

2.科技档案的编号模式为:全宗号+实体分类号+项目号+案卷号。154-JJ12-3-001,表示基建第3个项目的设计图纸里的第1卷。

3.声像档案的编号模式为:全宗号+声像档案代号(SX+类别+保管单位号。保管单位号为最小保管单位,可以为张、件、页等。

例如:省教育厅某领导同志1990年来院视察,154为全宗号、照片档案代号是SX121代表类目、01为保管单位号。可标引为:

154-1990-SX12-1-01

4.电子档案的编号模式为:全宗号+年度号+电子档案代号(DZ)+载体代号(代码)+保管单位号

5.实物档案的编号模式为:全宗号+实物档案代号(SW)+保管单位号

(三)档号章

1.文书档案归档文件应在首页上端的中间空白位置加盖归档章并填写相关内容。

(档号章)

154

2016

15

DQ11

永久

5

154代表全宗号;2016代表年度;15代表件号;DQ代表组织机构(党群),11代表该组织机构里的二级类目;Y代表保管期限;5代表页数。

2. 科技档案归档文件应在每件文件的右上角加盖档号章,文件材料盖在右上角,图纸则盖在右下角标题栏外,然后在档号章上填写相关内容。

序号

154-JJ12-1-2

1





154代表全宗,JJ12代表教学类基建档案,1为项目号,2为案卷号,序号里面的1为件号。

四、档案的实体排架

在编定档号前不影响案卷之间有机联系的前提下,可将保管时间长的(永久)的案卷排在前面,但从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。

档案的排架方式为:大类—年度,二级类目、案卷号按二级类目流水,纵向排列。


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