关于开展2014年度归档工作的通知

校内各单位：

为确保2014年度学校应归档文件材料收集完整，整理规范及时，便于保存与利用，根据学校《档案实体分类方案》，现对2014年度归档工作提出如下要求，望各单位迅速开展工作，保质保量、按时完成2014年度归档工作任务。

一、综合（文书）档案

㈠日程安排

2015年3月7日——4月7日：各单位兼职文秘档案员按学校《档案实体分类方案》要求，收集、整理本单位2014年度应归档文件材料。

2015年4月8日——4月15日：学院档案馆到各单位检查指导各单位归档工作。

2015年4月16日——4月26日：各单位将整理好的归档文件移交学校档案馆。

2015年4月27日——6月中旬：学校档案馆对所有移交案卷进行全面整理、编配目录、上架保存。

2015年6月下旬：接受市档案局验收。

㈡收集范围

在2014年教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。如有可能，各单位还应将编辑磁盘、光盘的操作程序一并制成光盘上交档案馆保存。各单位具体应归档文件，请按照《档案实体分类方案》的要求逐步落实到位。

㈢归档工作的分工

1、以部门、课题组为单位归档是档案工作的基本制度，各部门必须分工明确、协同配合。

2、分管档案、文秘工作的部门领导负责督促本部门兼职档案员完成工作任务，档案馆负责具体业务指导、监督、检查。

3、全员性、综合性的文件材料由学校办公室负责归档，其余按照职能部门分工负责相应门类的归档。

㈣归档工作质量要求

1、遵循文件材料形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2、管理类的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论在后；结论性材料在前，论证性材料在后；文字材料在前，图样在后（图样按图号或目录排列）。

3、专题性、成套性档案按阶段、结构或部件整理。

4、在不影响文件的有机联系的情况下，文件内容的归档可按永久、长期、短期先后顺序排列。

5、每盒档案按规定格式逐件填写归档文件目录，不得随意变更文件材料名称。无题名或无实质性题名的文件，经重新拟定抄入，并在前后加“？”，没有责任者（指形成文件的单位和个人）、年、月、日的文件，经考证后补上。备考表填写本卷特殊情况的说明，并填写立卷年、月、日、归档人、检查人姓名（检查人是本部门主管档案工作的领导）。

6、要去掉归档文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制后与原件放在一起。

7、应尽量保证存档文件纸型（A4）一致，以便装订。

8、要杜绝“三色笔”材料进档的情况。

二、学生档案

各教学院（部）及相关职能部门、直属单位（如教务处、学工处、招就处、组织部、团委、附二医院等）要协助档案馆学生档案室做好2014级新生档案移交和2015届毕业生档案清理工作。具体工作安排由档案馆另行通知。

三、干部人事档案

组织部、人事处、纪委监察处、附二医院等单位要于4月26日前将各自收集的2014年度干部、教职工入档材料(如干部履历表、干部提拔审批材料、干部年度考核材料、干部奖惩材料、教职工党团组织关系材料、教职工年度考核材料、教职工工资变动材料、教职工学历、培训材料、教职工奖惩材料、教职工调动材料等)移交档案馆。

附《湖北科技学院归档部门档案归档范围及保管期限表》

学 校 办 公 室

2015年3月6日