湖北科技学院档案馆溯源于咸宁医学院、咸宁师范高等专科学校档案室。2003年4月两室合并为咸宁学院档案室，挂靠学校办公室。2008年6月，学校党委独立设置咸宁学院档案馆，属副处级直属单位。2009年学生档案交由档案馆管理，2012年干部人事档案交由档案馆管理。2012年2月咸宁学院更名为湖北科技学院，湖北科技学院档案馆由此产生。2021年7月初校史馆并入档案馆，由档案馆负责管理。1998年12月，咸宁医学院和咸宁师范高等专科学校晋升为国家二级档案管理单位；2005年咸宁学院晋升为省一级档案工作管理单位；后于2015年和2018年省一级复查通过；2021年省特级创建成功，晋升为省特级档案工作管理单位。

档案馆既是学校档案工作的管理部门，又是永久保存和提供服务利用本校档案的事业机构。属学校党委和行政双重领导，由一名党委常委、副校长具体分管档案工作。推行高度集中统一管理，实行单位预立卷归档制度，全校各单位均配备兼职档案员和分管领导。

建馆以来，一直注重档案文化建设，凝炼并确立了“记录校史，总结经验，探循规律，服务现实”的办馆理念；一贯践行“热心服务，耐心指导，细心收集”的服务宗旨；把“依法创新，科学管理，主动作为”作为常抓不懈的馆风建设措施。

档案馆业务涉及学校管理工作的方方面面，全校凡涉“档”字的工作都归属档案馆。从具体分类上讲，不折不扣地落实了档案法规定的各类档案管理业务，充分体现了高度集中统一管理原则。此外，档案馆还负责全校干部人事档案、学生档案管理工作以及全宗介绍、文件汇编、大事记等编研工作。

档案馆现保存有咸宁师专、咸宁医学院和湖北科技学院3个全宗的各类档案和资料。截止2021年12月，馆藏综合档案11962卷，219643件，干部人事档案2151卷，学生档案24692份。馆藏案卷立卷符合国家规定，做到了组卷合理，目录清晰，案卷标题准确，材料整理规范，排列科学统一。

学校党委、行政高度重视档案工作，建馆以来不断增加档案馆基础设施建设投入，逐步使办公设备、库房设施等硬件达到规范要求。现有馆舍面积1100平方米，其中库房面积800平方米，实现了“三室分离”。库房装备档案密集排架、中央空调、防盗门窗、防晒窗帘、监控摄像头、消防器、防磁柜、温湿度计、去湿机、打（复）印机等办公设备一应俱全。现有设备可基本满足常规管理和服务利用需要，库容可满足今后10年以上档案保管需要。

档案馆现有工作人员9人，其中研究馆员1名，副研究馆员1名，硕士研究生2名。