机构沿革：

1.溯源于咸宁师范高等专科学校、咸宁医学院档案室

2.2003年4月 两室合并为咸宁学院档案室，挂靠学校办公室

3.2008年6月 学校党委独立设置咸宁学院档案馆，属副处级直属单位

4.2012年2月 更名为湖北科技学院档案馆

工作概况：

1998年12月原咸宁师范高等专科学校、咸宁医学院档案室同时升为国家二级

2005、2015年顺利通过湖北省企事业单位档案工作规范管理AA等级复查评审

2018年顺利通过省一级复查评审

2021年省特级创建成功，晋升为省特级档案工作管理单位

2022年获批湖北省第二批数字档案馆试点建设单位

2024年3月获批湖北省示范数字档案馆

2024年12月顺利通过省特级复查

机构设置和岗位职责：

档案馆设馆长1名，副馆长1名，内设机构设置两个业务科室：档案管理与利用室、业务指导室与数字化建设室，并各配备一名科级干部担任主任负责。

一、档案馆工作职责

1．负责全校档案工作，收集并集中管理学校各类档案；

2．负责监督、指导各单位文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导各单位内部档案建设与管理；

3．负责开发档案信息资源，编制档案检索工具，编研档案资料；

4．负责制订并执行学校档案工作规章制度和技术规范；

5．负责组织实施档案信息化建设，推进档案工作现代化；

6．负责校史研究和编纂出版校史资料，建设和管理校史馆；

7．负责档案信息开放，提供档案利用和档案转递服务；

8．负责全校专、兼职档案员和校史工作人员的业务培训，开展档案宣传教育，开展档案与校史方面的学术研究与交流活动。

9．履行档案馆支部建设、精神文明建设、内部管理制度建设、文档管理、资产管理、经费管理等基本职责。

二、档案馆馆长工作职责

1. 全面负责档案馆工作，分管业务指导与数字化建设室。

2. 负责贯彻档案工作的法令、政策和规定，组织制定本校档案工作制度和工作计划，统筹档案工作技术规范建设。

3. 负责档案馆经费管理。

4. 完成领导交办的其它工作。

三、副馆长工作职责

1. 协助馆长做好各项工作，分管档案管理与利用室。

2. 负责档案馆内行政事务和业务工作处理。

3. 完成领导交办的其他工作。

四、档案管理与利用室职责

1．制定本室规章制度，撰写本室工作计划与总结；

2．负责全校学生档案工作；

3．负责学生档案查询利用工作；

4．负责学生档案上架、保管、统计和保密工作；

5．负责学生档案的转递工作；

6．负责学生档案的库房管理及破损档案的修复裱糊工作；

7．负责馆内文件的收发工作；

8.负责档案馆宣传和档案宣传教育工作；

9.负责办公用品、仪器设备、档案装具等的购置和管理工作；

10.完成馆领导安排的其他工作任务。

五、业务指导与数字化建设室职责

1.制定本室规章制度，撰写本室工作计划与总结；

2.负责全校各归档单位各类档案工作的业务指导、检查与监督工作，督促各单位按时向档案馆移交档案；

3.负责全校综合档案的收集、整理、分类、编目和指导各单位做好各类文件材料的预立卷和归档工作；

4.负责全校综合档案进馆的验收和接收工作，认真做好验收、清点、登记和交接；

5.负责综合档案上架、保管、统计和查询利用工作；

6.负责全校各单位专、兼职档案员的业务培训工作；

7.负责编制档案检索工具、文件汇编等档案参考资料；

8.负责档案馆年鉴、学校大事记编纂和年报统计工作；

9.负责档案的开放控制和鉴定销毁工作；

10.负责档案馆信息化、数字化建设与实施、档案管理系统的维护和更新；

11.负责档案馆网站建设与管理，保障全馆计算机等现代化设备的正常运转；

12.完成馆领导安排的其他工作任务。