档案是社会重要的财富和成果，长久保存，能够让后来者分享我们的酸甜苦辣，吸取我们的经验教训，能把您的精神财富传承后人。人类文明就是这样一代代薪火相传的，因此我们要好好保护档案，做到规范管理。

1.档案的制成材料要耐久稳定

档案制成材料包括载体材料和字迹材料，我们中国人发明的宣纸和墨汁是特别耐久稳定的档案制作材料，从考古发现来看，1000多年前用墨汁书写、描绘在宣纸上的书法字画至今仍然清晰可见。除此外，印泥、油墨也是很耐久的档案字迹材料，比较耐久的字迹材料有蓝黑墨水、彩色油墨等。铅笔、圆珠笔则是不耐久的字迹材料。现在我们一般采用质地在70g以上的打印纸作为办公用纸，符合档案载体材料的要求，对于字迹材料，我们不宜使用不能长久保存的材料，比如铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、印台油等。另外，科学和事实证明，黑白照片比彩色照片有更长的保存时间。

如果您及家人有心保存私人档案，那么请写信、写日记、记帐时使用质量较好的纸张和碳素墨水；选出一些重要、珍贵的照片，洗印成黑白照片保存。

温馨提示：

印章是具有法律效力的，您在单位办理公文时，一定要注意检查是否盖有单位公章，一份没有加盖印章的公文是不具有法律效果的，同时，您在日常工作中，也要注意保管好、利用好本单位的公章，不可随意放置，也不可随意乱用。

2.科学整理，分类摆放，按序排列

人类文明发展至今，所积累的档案可谓浩如烟海，汗牛充栋。档案收集的完整齐全，整理的科学规范，不仅节约空间、精力，而且极大地方便查找和利用。从实体分类来看，各档案馆都根据国家档案局发布的《机关档案工作业务建设规范》，同时结合自身实际，制定本单位的档案分类方案、归档范围和保管期限表。我校制订了《档案实体分类方案》，指导全校的档案归档和分类工作。我校档案馆负责档案的保管、利用和数字化，而各部门的兼职档案员则负责本部门档案的收集、整理和分类，并在规定时间内向档案馆移交整理好的档案。

档案整理原则:

①归档文件应遵遁文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

同一问题、同一课题的文件归在一起；同一工程项目、同一设备仪器的文件图纸归在一起；专题性、成套性档案按阶段、结构或部件归在一起。不同项目形成的不同文件必须分开，分别组卷。

②归档文件整理应区分不同价值，便于保存和利用。

保管期限分为永久、定期30年，定期10年三种类别，分别以“永久”“D30”“D10”标识。

③文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

归档文件已经破损的，应予以修复；字迹模糊、易褪色的，应予以复制；要去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；幅面过大的文件或图纸，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

④归档文件一般以件为单位进行装订。

件内文件排列时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，论证性材料在后；文字材料在前，图样在后。

⑤归档单位应该对归档文件进行科学分类，同时应保持分类方案的一致性和稳定性。

我校归档文件一般采用年度——组织机构（问题）——保管期限进行三级分类

⑥归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，编目应准确，详细，便于检索。

归档文件应该逐件编目，文件目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

。序号：填写归档文件顺序号，就是通常用的流水号顺序。

。文号：文件的发文字号，一般文件标题下面就是发文字号。没有文号的，不用标识。

。责任者：制发文件的组织或个人。即文件是谁颁发的，落款是谁。

。题名：文件标题。没有标题，标题不规范，或者标题不能反映文件的主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号【】。

。日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注,如20170221

。密级：按实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

。页数：每一件归档文件的页面总数。有图文的页面为一页。

。备注：注明文件所需要说明的其它情况。

温馨提示：

了解和熟悉本单位的档案分类方法，熟练运用档案整理原则和技巧，是对每一个部门兼职档案员的基本要求。齐全、完整、规范地整理好档案，并及时向档案馆移交，是兼职档案员的职责所在。

3.精心保管

不同载体和形式的档案，其寿命是不一样的，保管方式和保管环境对档案寿命有很大影响，经过档案人员和科技人员长时间的探索，我们已经掌握了很多可以延长档案寿命的方法。

。让档案“居住”在温度和湿度适宜的环境里，能有效地延长档案的寿命。一般来说，温度控制在14℃---24℃，相对湿度控制在45%——60%。

。将档案放置在相对密闭的柜子和库房中。档案很腼腆，怕见光，爱干净，不喜欢水，也讨厌灰尘。阳光照射会使档案失去往日的容颜，字迹褪色，颜色发黄，灰尘容易滋生病菌，污染档案。

。磁盘、光盘、移动硬盘等电子档案应远离磁场（如家用电器），放入专门的盒子中保管。磁盘光盘较多时，可以购买防磁柜，将其放置其中。

。不要在光盘上写东西，做标记，否则会影响光盘的读取。

。重要的电子档案应该做好防灾备份，异地存放。

温馨提示：

我们每一个工作人员，特别是兼职档案员，一定要注意保护好档案原件。原件具有其它复制件不可代替的凭证作用，一定要把最原始的那份保存好。其次电子档案应每4年要转存一次，才能有效保存其内容或信息。